Řízení dokumentace, které obstojí u auditu
V oběhu je vždy jediná platná verze. Schválili ji správní lidé elektronickým podpisem. Prokazatelně se s ní seznámili všichni, kterých se týká. A na konci životnosti se dokument řízeně skartuje, s certifikátem jako důkazem.
Pro střední a větší firmy · výrobní i nevýrobní · automotive i mimo automotive
Dokumenty máte. Jistotu ne.
„Která verze vlastně platí?"
Instrukce žijí na sdílených discích a v e-mailech. Na dílně visí vytištěná verze, o které nikdo neví, jestli je aktuální.
„Podepsali to, ale kde to je?"
Seznámení pracovníků se dokládá papírovými prezenčkami. Před auditem se dohledávají podpisy a doplňují mezery.
„Změna proběhla. Asi všude."
Změní se postup, ale nikdo s jistotou neví, zda se promítla do všech navazujících dokumentů, školení a pracovišť.
DMS iDomino odpovídá na všechny tři otázky okamžitě a s důkazem: co platí, kdo to četl a co se změnilo.
Chci to vidětKomu dokument patří, kde platí a kdo ho četl
Tři vrstvy, které se sčítají. Díky nim se každý dokument sám nabídne správným lidem na správném místě a vy máte důkaz, že dorazil.
Distribuce
Pravidla cílí role, skupiny, osoby, pracoviště i celé typy dokumentů. Při vydání nové verze se automaticky rozešlou notifikace a vygenerují seznámení. Žádné ruční rozesílání.
Provozní vazby
Dokument je umístěn na lokaci, pracoviště, stanoviště, stroj nebo výrobek, klidně až na konkrétní stranu PDF. Kiosk pak na daném místě ukáže přesně to, co tam platí.
Seznámení
Prokazatelné potvrzení „četl jsem a rozumím" ke konkrétní vydané verzi. Eviduje se kdo, kdy, jakým kanálem a v jakém jazyce. Záznamy nelze zpětně měnit.
Od konceptu po skartaci. Bez mezer.
Kompletní DMS v jedné platformě
Schvalování s el. podpisem
Šablony workflow s kroky pro role i konkrétní osoby, souběžné skupiny, delegace. Schválení se potvrzuje elektronickým podpisem a ukládá do auditní stopy. U kritických změn systém vynucuje dvojí schválení dvěma různými lidmi.
Lhůty a eskalace
Termínové politiky podle klasifikace změny (kritická, standardní, informativní). Po lhůtě systém stupňovitě eskaluje: nejdřív připomene, pak notifikuje vedoucí a správce. Nic nezapadne.
Změnové řízení (ECR)
Řízená změna s maticí dopadů (dokumentace, FMEA, control plan, PPAP, dodavatelé, školení), zákaznickým schválením a uvolněním prvního kusu. Změnu nejde uzavřít s nedokončenými dopady.
Dočasné odchylky
Časově omezená výjimka z platného dokumentu s vlastním schválením a číselnou řadou. Po konci platnosti automaticky expiruje. Obsluha ji vidí přímo na kiosku.
Pravidelné revize
Každý typ dokumentu má periodu revize. Systém hlídá termíny, zakládá revizní úkoly a zastaralé dokumenty označí v mapě pokrytí. Žádný dokument nezastará bez povšimnutí.
Retence a řízená skartace
Retenční třídy, režimy podle životnosti dílu (EOL), legal hold. Skartaci schvaluje elektronický podpis a zůstává po ní imutabilní záznam s PDF certifikátem.
Jazykové varianty
Jedna verze, více jazyků. U seznámení se eviduje, v jaké jazykové variantě pracovník dokument četl. Ideální pro vícejazyčné provozy.
Korporátní dokumentace
Lokální dokumenty s vazbou na nadřazené korporátní standardy. Když korporát vydá novou verzi, správce dostane notifikaci a systém hlídá potvrzení souladu.
Hromadný import
Stávající dokumentaci nahrajete v ZIP balíku. Před zápisem proběhne zkušební validace s přehledem, co vznikne a kde jsou chyby. Teprve pak import potvrdíte.
Dokumentace přímo na pracovišti. Bez hledání.
Sdílený terminál na dílně zobrazuje přesně ty vydané dokumenty, které na daném pracovišti nebo stanovišti platí.
- S licencí MES kiosk pozná právě běžící výrobek a nabídne i dokumentaci k němu.
- Dokument se otevře rovnou na straně určené provozní vazbou.
- Potvrzení seznámení po osobní autentizaci přímo na terminálu.
- Offline režim: při výpadku sítě kiosk dokumenty dál zobrazuje a potvrzení odešle po obnovení spojení.
- Badge upozorní na novou verzi i na běžící dočasnou odchylku.
Automotive standardy uvnitř. Užitek pro každou firmu.
Připraveno na požadavky IATF 16949
- Změnové řízení (ECR) se zdrojem změny (8D reklamace, požadavek zákazníka, změna normy, nález auditu) a maticí dopadů včetně FMEA, control planu a PPAP.
- Zákaznické požadavky (CSR) vázané na zákazníka či projekt, hlídané při každé změně.
- Zákaznické schválení změny s evidencí žádosti, rozhodnutí a stavu „čeká na zákazníka".
- Uvolnění prvního kusu (first article) jako součást uzavření změny.
- Oddělení odpovědností: dvojí schválení kritických změn dvěma různými osobami.
Řízené směrnice, postupy a formuláře
- ISO 9001 bez papírování: řízená dokumentace, prokazatelné seznámení a auditní stopa každé události.
- Směrnice a interní předpisy s pravidelnými revizemi a distribucí podle rolí a útvarů.
- Korporátní compliance pro dceřiné společnosti a pobočky: soulad s nadřazenými standardy pod kontrolou.
- Retence a legal hold pro právní a personální dokumentaci, s certifikátem skartace.
- Mapa pokrytí: má každé místo a útvar předepsanou dokumentaci? Odpověď na jedné obrazovce.
Zeptáte se. Dokument se najde.
Nemusíte znát přesné číslo ani název dokumentu. Zeptáte se běžnou větou a systém najde, co potřebujete - a rovnou verzi, která platí.
- Sémantické hledání volným textem. Dotaz „jak se maže lis" najde významově odpovídající dokumenty, i když v nich přesná slova nejsou.
- Fulltext i v obsahu PDF. Neprohledává se jen název a metadata, ale i text uvnitř PDF dokumentů.
- Výsledky pod kontrolou. Hledání respektuje oprávnění uživatele a vždy míří na platnou vydanou verzi - jedinou, která je v oběhu.
Souhrn a klasifikace změn
K vyhledávání přidává AI i souhrn změn: sepíše, co se mezi verzemi změnilo, a navrhne klasifikaci. Návrh je vždy označen a potvrzuje ho člověk.
AI pomáhá. Rozhoduje vždy člověk. AI funkce - vyhledávání i souhrn a klasifikaci změn - zapíná jediný hlavní přepínač pro celou firmu. Bez zapnuté AI modul plně funguje, jen bez asistence.
Až přijde auditor, budete připraveni za minutu
Každé vydání, podpis, potvrzení i eskalace se zaznamenává do historie dokumentu. Důkazy nemusíte skládat, jen je otevřete.
Matice seznámení
Kdo × který dokument, s filtry podle typu, pracoviště a období. Export do Excelu.
Mapa pokrytí
Pokryto, zastaralé, chybí: po útvarech a pracovištích, v režimu Dokumenty i Seznámení.
Historie k datu
Export historie verzí do PDF: přesný důkaz, která verze platila k libovolnému dni.
Certifikát skartace
Imutabilní záznam a PDF certifikát: co, kdy, kdo a na základě čeho skartoval.
KPI schvalování
Včasnost, průběžná doba, blížící se revize a stav seznámení v přehledech.
Na co se ptáte nejčastěji
Hromadným importem: nahrajete ZIP balík dokumentů a systém před zápisem provede zkušební validaci. Uvidíte přesně, co se založí a kde jsou chyby, včetně CSV reportu. Teprve potom import potvrdíte. Importované dokumenty zůstávají dohledatelné v historii se zdrojem „import".
Každé potvrzení „četl jsem a rozumím" se váže na konkrétní vydanou verzi a konkrétního uživatele. Ukládá se kdo, kdy, jakým kanálem (aplikace, kiosk, mobil) a v jaké jazykové variantě dokument četl. Záznamy nelze zpětně měnit. Po lhůtě běží stupňovitá eskalace, aby nic nezapadlo.
Ano. Kiosk si udržuje lokální kopii dokumentů. Při výpadku sítě je dál zobrazuje a potvrzení seznámení řadí do fronty, kterou po obnovení spojení automaticky odešle.
Ano. Schvalování s elektronickým podpisem, distribuce podle rolí a útvarů, prokazatelné seznámení, pravidelné revize, retence s legal holdem i korporátní compliance fungují pro směrnice, interní předpisy a formuláře jakékoli firmy. Výrobní funkce (kiosk, vazby na stroje a výrobky) jsou nadstavba, ne podmínka.
Přesně na to slouží dočasné odchylky: řízená, časově omezená výjimka s vlastním schválením a platností od-do. Po konci platnosti automaticky expiruje a obsluha ji po celou dobu vidí přímo na kiosku.
Ano. Všechny AI funkce podléhají hlavnímu přepínači pro celou firmu. Bez zapnuté AI modul plně funguje, jen bez asistence. A i se zapnutou AI platí, že o obsahu vždy rozhoduje člověk: každý AI návrh je označen a prochází standardním schvalováním.
Ano, přes webhooky: externí systémy mohou odebírat události DMS (vydání, skartace a další). Komunikace je zabezpečená podpisem a systém eviduje doručení včetně opakování. DMS je zároveň součástí iDomino Platform, takže změnový požadavek založíte jedním klikem třeba z 8D reklamace nebo akčního plánu.
Ukážeme vám DMS na vašich dokumentech
Domluvte si nezávaznou online ukázku. Projdeme váš současný stav řízení dokumentace a ukážeme, jak by vypadal v iDomino: od importu přes schvalování až po důkazy pro audit.